

Titel:
Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek. Beretning 2005
Resume:
Informationsforsyning til forskning og uddannelse er fortsat kerneopgaven for Danmarks Elektroniske
Fag- og Forskningsbibliotek (DEFF). I 2005 havde størstedelen af DEFFs projekter således fokus på
udviklingen af digitale ydelser til forskere og studerende med udgangspunktet i bibliotekerne og deres informationsressourcer. Rammerne om DEFFs aktiviteter er præget af stadig udbygning af eksisterende og nye samarbejdsrelationer.
I foråret blev Undervisningsministeriets institutioners involvering i DEFF officielt markeret ved en konference med Undervisningsministerens deltagelse. Det tværgående samarbejde mellem de tre ministerier, Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling, Undervisningsministeriet og Kulturministeriet, er naturligvis en oplagt mulighed for at skabe en endnu mere sammenhængende informationsforsyning, og for at skabe nye samarbejdsrelationer mellem institutionerne på Undervisningsministeriets område og de øvrige institutioner i DEFF.
Udgiver:
Biblioteksstyrelsen
Ansvarlig institution:
Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek
Forfatter:
Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek
Sprog:
Dansk
URL:
http://www.bs.dk/publikationer/andre/deff/2005/index.htm
ISBN nr:
87-91554-60-8
Digital ISBN nr:
87-91554-61-6
Versionsdato:
21-04-2006
Dataformater:
html,htm,jpg,gif,pdf,css,js
Udgiverkategori:
statslig
Emneord:
DEFF' s årsberetning. Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek
Fotograf:
Bjarne Bikov og Mette Udesen
Informationsforsyning til forskning og uddannelse er fortsat kerneopgaven for Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek (DEFF). I 2005 havde størstedelen af DEFFs projekter således fokus på udviklingen af digitale ydelser til forskere og studerende med udgangspunktet i bibliotekerne og deres informationsressourcer. Rammerne om DEFFs aktiviteter er præget af stadig udbygning af eksisterende og nye samarbejdsrelationer.
I foråret blev Undervisningsministeriets institutioners involvering i DEFF officielt markeret ved en konference med Undervisningsministerens deltagelse. Det tværgående samarbejde mellem de tre ministerier, Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling, Undervisningsministeriet og Kulturministeriet, er naturligvis en oplagt mulighed for at skabe en endnu mere sammenhængende informationsforsyning, og for at skabe nye samarbejdsrelationer mellem institutionerne på Undervisningsministeriets område og de øvrige institutioner i DEFF.
En anden væsentlig begivenhed for DEFF var formalisering af samarbejdet med udenlandske partnere gennem etableringen af Knowledge Exchange. Dette samarbejde giver DEFF en enestående mulighed for at samarbejde med og lære af udenlandske partnere, der på en række områder er nået væsentligt længere, end vi er i Danmark. I den sammenhæng kan vi især hente inspiration hos engelske JISC (Joint Information Systems Committee), tyske DFG (Deutsche Forschungsgemeinschaft) og hollandske SURF (SURF Foundation), hvor samarbejdet – udover biblioteksområdet – også omfatter fælles IT-ud-vikling på universitetsområdet.
Netop samarbejdet med universiteterne bliver stadig vigtigere, når der skal skabes sammenhængende infrastruktur. Nødvendigheden af et meget tæt samarbejde blev fremhævet både på konferencen ’Building the Info Grid’ i september og i det review, som DEFF gennemførte i august. Fælles adgangsstyring er et meget oplagt eksempel på et område, hvor samarbejde og koordinering er afgørende, og jeg er glad for, at arbejdet i DEFF på dette område nu sigter mod en national løsning for videregående uddannelse og forskning.
Der er også stigende fokus på behovet for at etablere fælles og sammenhængende løsninger inden for selve biblioteksområdet. De mange fælles projekter inden for DEFF og det udvidede samarbejde inden for systemarkitektur er udmærkede eksempler på udvikling af fælles løsninger, men jeg ser gerne et endnu større fokus på konkret konsolidering og aftaler om shared services.
Bibliotekerne oplever stigende krav fra moderinstitutionen om nye services eksempelvis i forbindelse med understøttelse af publicering og læring. Samtidig får en række biblioteksydelser karakter af at være standardvarer, der med fordel kan effektiviseres. Jeg så gerne et tættere samarbejde om konsolidering af bibliotekernes standardydelser på færre platforme og en funktionel arbejdsdeling, hvor bibliotekerne skaber kompetencecentre, der kan tilbyde shared services.
DEFF bør fortsat være et forum for fælles udvikling, men burde også i højere grad fokusere på, hvordan man kan konsolidere informationsforsyningen og dermed frigøre flere ressourcer til opbygningen af kompetencer og nye services.
Kim Østrup,
DEFF Styregruppeformand
Årets beretning afspejler i høj grad, at 2005 var præget af internationalt samarbejde. Det gælder især tre centrale begivenheder: Etableringen af Knowledge Exchange, afholdelse af konferencen ’Building the Info Grid’ og afholdelsen af et internationalt review af DEFF. Disse begivenheder får stor betydning for aktiviteterne i 2006 og især for den revision af strategi og udarbejdelse af ny handlingsplan for DEFF, som Styregruppen har planlagt i 2006.
Udvidelsen af samarbejdet i DEFF med Undervisningsministeriets institutioner er en vigtig anledning til revisionen af DEFFs strategi. Som det fremgår af Finanslovsteksten for DEFF, er udvidelsen formaliseret, men det praktiske samarbejde og de konkrete målsætninger har endnu ikke taget endelig form.

Peter Brantley, Director of Technology fra California Digital Library, f
otograferet under sit indlæg ’Deploying services, not libraries’.

På konferencen ’Building the Info Grid’ i september 2005
var 17 lande repræsenteret ved knap 240 deltagere.
I pausen checkes mails.

Distinguished Engineer fra Google Scholar,
den karismatiske Anurag Acharya, var
key note speaker på konferencen med
indlægget ’A Google Scholar Perspective’.
Finanslovstekst for DEFF 2005
Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek (DEFF) er et organisatorisk og teknologisk samarbejde mellem forskningsbibliotekerne, som samfinansieres af Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling, Undervisningsministeriet samt Kulturministeriet. DEFF har til formål at fremme udviklingen af et netværk af elektroniske forskningsbiblioteker, der stiller deres elektroniske og andre informationsressourcer til rådighed for brugerne på en sammenhængende og enkel måde. DEFF yder tilskud til fælles udviklingsprojekter, udvikling af infrastrukturen og administrerer fællesindkøb af licenser. Biblioteksstyrelsen varetager sekretariatsfunktionen for samarbejdet.
Sammensætningen af Koordinationsudvalget for DEFF
Sammensætningen af Styregruppen for DEFF
Fra venstre mod højre


DEFF ansvarlig

Organisering af DEFF
DEFFs organisering fortsatte stort set uændret i forhold til 2004. Licensgruppens status blev dog ændret, idet den overgik fra at være en gruppe under Forskningsbibliotekernes Chefkollegium til at være en programkomité under DEFF. Medlemmerne af DEFFs programkomitéer var oprindelig udpeget frem til 1. januar 2006. Styregruppen besluttede imidlertid at forlænge mandatet frem til 1. september 2006 således, at der er god tid til at revidere strategi og drøfte handlingsplan, inden man beslutter den konkrete organisering i forhold til programområder.
"As we move from an information environment of scarcity to one of abundance the phrase ’pervasive information’ could be an appropriate description of the user’s new demands in relation to it-systems. There will increasingly be a need for libraries to present information to the user’s own information environment and for the library’s information resources to be integrated into the user’s work processes."
Ovenstående citat er taget fra rapporten om det internationale review af aktiviteter i DEFF, som blev gennemført i august. Sammenfatningen er skrevet i forbindelse med Statsbibliotekets udviklingschef Birte Christensen-Dalsgaards gennemgang af udviklingstendenser inden for biblioteker og IT. Citatet illustrerer en del af baggrunden for, hvorfor DEFF gennemførte et review. En gennemgang af aktiviteter med eksterne ressourcer kan nemlig give en fornemmelse af den internationale udvikling, og om hvorvidt DEFF er på rette vej.
Et væsentligt formål med gennemførelsen af reviewet var at levere bidrag til revisionen af DEFFs strategi. Der er derfor udover de konkrete indsatsområder også et forholdsvis stort fokus på organisatoriske spørgsmål. Reviewet i august blev gennemført over to dage med samarbejdspartnere fra Holland (SURF), England (JISC), Finland (FinELib) og Norge (BIBSYS), der efter to dages indsats leverede anbefalinger til DEFFs fremtidige arbejde.
Generelle anbefalinger
I forhold til DEFFs overordnede virke og Styregruppens rolle hæftede reviewerne sig ved, at der ikke er tale om egentlig ledelse i forhold til biblioteks- og IT-udviklingen. De pegede på dette som en væsentlig udfordring, bl.a. fordi opbygningen af en sammenhængende infrastruktur kræver en høj grad af koordinering og enighed om målsætninger.
Reviewerne pegede på, at DEFFs strategi bør formuleres i en bredere kontekst, der forholder sig eksplicit til universiteter og andre centrale aktører, men også til mere generelle samfundsmæssige målsætninger. Man understregede desuden behovet for et meget klart fokus med hensyn til valg af aktiviteter og projekter, samt et tydeligt budskab om, hvordan DEFF skaber værdi for sine interessenter. I den forbindelse anbefalede man Styregruppen at gennemføre en interessentanalyse. Det blev også foreslået, at man burde arbejde for en bedre spredning af resultater og på at inddrage flere biblioteker i arbejdet.
Uddrag af konklusioner fra Review
I forhold til de overordnede aktiviteter i DEFF anbefalede man, at Styregruppen tog initiativ til løbende benchmarking med udlandet på udvalgte områder. Man foreslog licenser som et oplagt område. Desuden mente reviewerne, at Styregruppen burde tage initiativ til formulering af en række generelle politikker og retningslinjer, bl.a.:
DEFFs aktiviteter
Reviewet gennemgik aktiviteterne inden for tre programområder: Systemarkitektur, E-læring og E-publicering. Der var generel enighed blandt reviewerne om, at DEFFs aktiviteter og planer inden for de tre programområder var fornuftige og rigtige. Man lagde således vægt på, at udviklingen af adgangsstyring baseret på Shibboleth og planerne for en serviceorienteret arkitektur var rigtige initiativer. Adgangsstyring og den generelle arkitektur forudsætter imidlertid et tæt samarbejde med forsknings- og uddannelsesinstitutionerne, både af hensyn til brugerne, og fordi systemerne i arkitekturen skal udnytte funktionalitet hos hinanden. Derfor understregede man behovet for tæt samarbejde med bibliotekernes moderinstitutioner.
Reviewerne pegede også på behovet for fælles standarder og interoperabilitet for at sikre en sammenhængende infrastruktur. Derudover fremhævede de tendensen til, at elæring og epublicering opfattes som en del af en større fælles informationsinfrastruktur hos f.eks. universiteter. Der blev henvist til, at biblioteket får en stadig mere aktiv rolle i at understøtte vidensprocesser hos moderinstitutionen (se f.eks. www.e-framework.org). Behovet for nye digitale læringsmaterialer blev fremhævet, og endelig pegede reviewerne på informationskompetence som et væsentligt fokusområde i en ny strategi for DEFF.
Generelle udviklingstendenser
Præsentationerne af de mere generelle udviklingstendenser pegede også på en mere aktiv og udadvendt rolle for bibliotekerne. Blandt de tendenser, der blev præsenteret inden for forskning og uddannelse, var der flere, der kan få direkte indflydelse på biblioteker.
Forskning og uddannelse
Inden for forskning blev det fremhævet, at mange væsentlige videnskabelige fremskridt gøres på tværs af traditionelle forskningsområder. Det vil sige, at forskere inspireres af metoder og resultater fra andre forskningsområder, eller at de etablerer tværgående samarbejder. Denne såkaldte ’mode 2-vidensproduktion’ indebærer et stort behov for IT-systemer og formidling, der kan understøtte forskning på tværs af fagområder. Det blev foreslået, at biblioteker kunne spille en rolle på dette område.
En lignende tendens til mere tværgående samarbejde ses i forhold til sektorer, hvor uddannelsesinstitutioner, myndigheder og virksomheder i stigende grad optræder som vidensproducenter i forskellige sammenhænge. Dette fænomen, triplehelix, giver også nye udfordringer for en informationsinfrastruktur og for biblioteker.
Endelig blev det i forbindelse med diskussionen af livslang læring påpeget, at der er behov for IT-under-støttelse af interaktionen i forskellige praksisfællesskaber, og at der her er behov for bredere fokus end i traditionel elæring.
Det blev understreget, at man på alle uddannelsesniveauer i stadig stigende grad fokuserer på læring, der er projektorienteret og problembaseret. Professor Hans Siggaard fra Learning Lab Denmark mente ikke, at behovet retter sig mod mere indhold – i hvert fald ikke på de videregående uddannelser. Han mente, at der i højere grad er behov for at understøtte nye måder, hvorpå brugeren kan organisere, udnytte og bearbejde indholdet. Der blev henvist til Learning Lab Denmarks arbejde med educational XML, og det blev foreslået, at biblioteker kunne fokusere mere på brugerens arbejde med materialet end på blot at stille indhold til rådighed – et forslag, der ligger i forlængelse af det indledende citat.
Biblioteksudvikling
I sit oplæg om biblioteksudvikling tog Birte Chistensen-Dalsgaard udgangspunkt i, at anvendelsen af ny teknologi gerne følger tre faser. I første fase anvendes teknologien på eksisterende processer, der gøres bedre og billigere. I anden fase integreres teknologien i processerne, der delvist indrettes efter teknologien. Og i tredje fase begynder processerne at skifte karakter, og der opstår helt nye anvendelser og processer. Anvendelsen af IT i den offentlige sektor med selvbetjeningssystemer som foreløbigt højdepunkt er vel et eksempel på en sådan udvikling.
Oplægget præsenterede, hvordan IT er i færd med at forandre bibliotekernes aktiviteter, og hvilken af de tre faser udviklingen har nået inden for en række områder. De områder, der blev præsenteret og drøftet var:
En væsentlig tendens, som også fremhæves i de tre stadier, er bevægelsen mod et større fokus på IT-understøttelse af processer og et mere dynamisk biblioteksbegreb.
DEFF-sekretariatet koordinerer aktiviteterne i DEFF, og det er placeret hos Biblioteksstyrelsen. Det er således Biblioteksstyrelsens vicedirektør, Bo Öhrström, der har det daglige ansvar for DEFF.
Der er i alt otte medarbejdere, der lønnes fuldt ud af DEFFs bevilling. Det er en stigning på to medarbejdere i forhold til 2004. Den øgede bemanding afspejler øget aktivitet på især licensområdet bl.a. som følge af, at Undervisningsministeriets institutioner er kommet med i DEFF.
Endvidere er en af Biblioteksstyrelsens konsulenter fast tilknyttet DEFF-sekretariatet og arbejder primært med elektronisk publicering, digitalisering, elæring og biblioteks-IT. Biblioteksstyrelsens jurist assisterer ved kontraktforhandlinger og juridiske spørgsmål, og Biblioteksstyrelsens kommunikationskonsulent varetager DEFFs kommunikationsvirksomhed.
Udover de daglige opgaver har DEFF-sekretariatets væsentligste opgaver i 2005 især været planlægning og gennemførelse af en række af DEFFs arrangementer i samarbejde med deltagerne i programkomitéerne.
Arrangementer i DEFF 2005
DEFF-programområder
Programområderne er udtryk for DEFFs strategiske indsatsområder. De omfatter seks meget forskelligartede områder med tilknyttede programkomitéer, der har ansvaret for udviklingen af området.
Det mest centrale område er samarbejdet om indkøb og administration af digitale informationsressourcer inden for licensområdet. Inden for Systemarkitektur arbejdes der med udvikling og konsolidering af adgangsstyring og udbygning af en serviceorienteret arkitektur. E-publicering og E-læring fokuserer på etablering af en infrastruktur og standarder for bibliotekernes behandling af nyt materiale og på udviklingen af brugerens informationskompetence.
Inden for Brugerfaciliteter beskæftiger man sig især med brugerservice i form af virtuel reference og bedre usability på bibliotekernes hjemmesider. Endelig arbejder man inden for Portaler især med konsolidering af eksisterende portaler og udvikling af disse fagligt baserede indgange til information.
Brugerfaciliteter

E-læring

E-publicering

Licenser

Portaler

Systemarkitektur

Programkomitéen Brugerfaciliteter har haft en ekstraordinær stor mødevirksomhed i 2005 med syv arbejdsgruppemøder. Grunden til denne aktivitet har været af projektforberedende karakter og for at færdiggøre programområdets 2. handlingsplan.
Brugerfaciliteters handlingsplan 2005-06 opstiller følgende vision:
Programkomitéen Brugerfaciliteter har en vision om at udvikle mødet mellem bibliotek og biblioteksbruger. Brugerfaciliteters vision udfolder sig i krydsfeltet mellem de udviklingstendenser, som anses for positive for brugerne, og de faktiske tilstande i informationsformidlingen, som skaber barrierer for samme brugeres adgang til information. Brugerfaciliteters vision former handlingsplanens dobbelte strategiske logik mellem at fokusere på det brugerunderstøttende i informationsformidlingen og på det, der skaber barrierer for adgang til information. Visionens hensigt udmøntes i følgende indsatsområder:
Formuleringen af indsatsområderne danner rammerne, indenfor hvilke projekterne udvikles. I 2005 afsluttedes to usability studier. Det ene projekt, hvori 11 større danske forskningsbiblioteker deltog, sluttede med rapporten Det brugervenlige digitale forskningsbibliotek, mens det andet usabilityprojekt mellem Arkadebibliotekerne først afrapporteres i 2006. Formålet med usabilitystudier er at lokalisere vanskeligheder og barrierer for biblioteksbrugerne i deres forsøg på at få adgang til bibliotekernes materialer og ressourcer: kan man lokalisere disse brugsbarrierer, kan man også gøre et forsøg på at fjerne dem. Overvejelser inspireret af usabilitymetoder bør, når de først er introduceret i bibliotekerne, udvikle sig til et permanent tankeberedskab, som indgår i bibliotekernes overvejelser om brugerservice. Derfor udviklede programkomitéen Brugerfaciliteter, som en del af afrapporteringen, et projekt om dannelse af et videncenter for biblioteksusability med forpligtelse til at indsamle nye erfaringer på området, bistå bibliotekerne med at iværksætte usability studier og afholde konferencer om emnet. Projektskitsen er under bearbejdning.
Et gennemgående træk i de 11 bibliotekers usabilityundersøgelse var, at brugerne har vanskeligt ved at udnytte bibliotekernes tilbud om elektroniske ressourcer. Det kan man gøre noget ved lokalt ved at tilrette hjemmesider mv., og man kan markedsføre tilbuddet bedre. Derfor drøftede og beskrev arbejdsgruppen et nyt Brugerfacilitetprojekt om markedsføring efter samme metodiske model som det afholdte usabilityprojekt. Det forventes, at projektet behandles af DEFFs Styregruppe i begyndelsen af 2006.
Indenfor indsatsområdet ’Forbedret informationsadgang’ drøftede Brugerfaciliteter og Biblioteksvagten i løbet af hele 2005 et fælles projekt om lokal og national virtuel reference med anvendelse af nyt og fælles software. Projektet blev godkendt af DEFF Styregruppen, og i begyndelsen af 2006 indledes et toårigt fællesprojekt med anvendelse af programmel VRLplus udviklet af det amerikanske Docutek. Op til 15 fag- og forskningsbiblioteker vil blive indbudt til at deltage med lokale installationer.
Formidlet gennem Brugerfaciliteter modtog CVU-Midt Vest i 2005 projektstøtte til ’Analysemodellen – et webværktøj’, hvor bibliotek og undervisere i fællesskab vil udarbejde et IT-værktøj til bl.a. informationsformidling.
I 2005 gik programkomitéen Brugerfaciliteter ind i et projekt om at revitalisere ’Bøger til døren’-ordningen. Det betød, at DEFF-katalogen fik nyt formål som katalog for de biblioteker, der er tilsluttet tjenesten. I forlængelse af en relancering af ’Bøger til døren’ blev det i 2005 muligt, at brugere af ordningen kan aflevere det lånte på et hvilket som helst bibliotek tilsluttet ordningen.
Programkomitéen Brugerfaciliteter vil i den kommende periode yderligere forsøge at modernisere, dynamisere og tillempe bibliotekernes brugerservice, hvilket er visioneret og konkretiseret i handlingsplan 2006-07.
Tættere samspil mellem det digitale bibliotek og den digitale undervisning, udvikling af de studerendes informationskompetence, adgang til biblioteket via et LMS (Learning Management System) og tilgængeliggørelse af videomateriale på nettet er nogle af de områder, elæringskomitéen har arbejdet med i 2005.
Udvikling af informationskompetence
Udvikling af informationskompetence har været et væsentligt tema for elæringskomitéen det sidste år. Der er blevet sat en række projekter i gang, der repræsenterer både Undervisningsministeriet og universitetssektoren, og som også griber begrebet an på forskellig vis. Der arbejdes mod en tættere integration med de faglige uddannelsesmiljøer, således at det ikke længere er en snæver biblioteksopgave, men derimod en opgave, der løses i et samarbejde mellem bibliotek og uddannelse.
Biblioteket direkte ind i kursets LMS
Et andet vigtigt område elæringskomitéen har sat i gang, er DELA-projektet (Digital Educational Library Access), der arbejder på at bringe biblioteket til brugeren i den aktuelle læringssammenhæng. Brugeren kan – via det virtuelle læringsmiljø – tilgå relevant materiale fra bibliotekets samling. Som en del af projektet, er der blevet udviklet en pool til læringsobjekter, LORE (Learning Object REpository). I LORE ligger materialerne til kurset LFF (Læreanstalternes Fælles Formidlingskurset) som læringsobjekter. Disse materialer indgår som case i projektet.
Videomateriale – en del af fremtidens digitale bibliotekstilbud
Endelig har komitéen igangsat projektet ’EduMedia’, der skal give brugerne online adgang til og mulighed for at distribuere lærings- og forskningsrelevant videomateriale ved hjælp af streaming over Internettet.
Kompendier på nettet
Kommunikation og vidensformidling er en af elæringskomitéens permanente mål, og således også et arbejdsområde i 2005. En vej til opfyldelse af dette har været projektet ’Forskningsbiblioteker som facilitator for netbaseret undervisning’. Projektet har varetaget opgaven: at overføre erfaringer og viden på ekompendieområdet til andre DEFF-institutioner. Dette er sket gennem endags workshops hos interesserede institutioner med udgangspunkt i aktuelle undervisningsforløb.
Site om ophavsret
Endelig har elæringskomitéen arbejdet med ophavsretslige problemstillinger i et samarbejde med epubliceringsgruppen.
Initiativtager til en dansk forskningsportal, fødselshjælper for epublicering af mindre tidsskrifter, aktiv i Open Access problematikken, samt digitalisering af materialer til undervisning og forskning er nogle af de områder, epubliceringskomitéen har haft på dagsordenen i 2005.
Forskningsportal.dk
Der er gjort en stor indsats for at realisere planerne for en national forskningsportal til journalistisk formidling af forskningsresultater. I et forprojekt er udarbejdet en konceptbeskrivelse og web mockup, der har været sendt i høring i ministerier, forskningsinstitutioner, forskningsformidlere m.fl. Generelt er der udtrykt stor opbakning. Portalen forventes implementeret i løbet af 2006.
Forskningsregistrering
Forskningsregistrering og -publicering har været et andet væsentligt tema i årets arbejde. PURE-systemet er blevet implementeret på syv universiteter. Der arbejdes med integration af PURE og Den Danske Forskningsdatabase. Der er blevet udviklet formater, beskrevet arbejdsgange m.m.
Fra trykt til elektronisk tidsskrift
Et vigtigt område har været arbejdet med mindre tidsskrifters migrering fra trykt til elektronisk form. Målgruppen har været ikke-kommercielle tidsskrifter udgivet i universitets-, biblioteks- eller selskabsregi – eller en kombination heraf. Der er arbejdet med et projekt, der har testet en række epublicerings-software og analyseret, hvilke overvejelser tidsskrifternes redaktioner gjorde sig om omlægning til epublicering. Der er migreret to udvalgte tidsskrifter, der repræsenterer hhv. det teknisknaturvidenskabe-lige og det humanistisk/samfundsvidenskabelige område. Projektet blev afsluttet med en workshop i november.
Bevaring af data i Institutional Repositories
Der er en stigende opmærksomhed på behovet for bevaring af digitale data i forbindelse med opbygning af Institutional Repositories. Der er derfor også igangsat et projekt på dette område.
Digitalisering og Open Access
I det forløbne år er der blevet digitaliseret en lang række statslige kommisionsbetænkninger. Disse har en stor brugergruppe (jura-studerende, advokater m.m.) og deraf stort slid på samlingerne. Desuden gøres samlingerne tilgængelige i et større omfang.
Programkomitéen er desuden begyndt at fokusere på digitalisering af undervisningsmaterialer og spørgsmålet om rettigheder til publiceret materiale, herunder behovet for dialog og opmærksomhed omkring Open Access fra ministerier, universiteter, forskningsråd og forskningsstyrelse.
2005 var året, hvor Undervisningsministeriets (UVM) genindtræden i DEFF kunne mærkes. Over 40 UVM-institutioner har fået adgang, og deres krav om anderledes ressourcer end de store forskningsbibliotekers har understøttet oprettelsen af de faglige netværk. Disse er sammensat af deltagere fra alle bibliotekstyper, og de styrker en bred og faglig velfunderet udvælgelsesproces. Netværkene blev nedsat i eftersommeren 2005.
Udviklingen i antallet af DEFF-licensaftaler og biblioteker

Siden DEFF i 1997 underskrev den første konsortieaftale på vegne af en række biblioteker, er antallet af både deltagere og antallet af aftaler steget.
Den første aftale i 1997 havde otte deltagere. Fra 2000 er antallet af deltagere steget hvert år, men det er tydeligt at se, at fra 2004, hvor UVM-institutionerne for alvor kom med i licensaftalerne, er antallet af deltagere steget markant. Antallet af licensaftaler er støt stigende, men det må dog forudses, at denne stigning ikke vil fortsætte med samme hast.
DEFF perspektivplan for licenser 2005-2006
I løbet af 2005 arbejdede licenskomitéen også på en revidering af perspektivplanen for licensområdet. I den står der, at licenskomitéens formål er at hjælpe institutionerne med at anskaffe mest mulig relevant akademisk information til forskere, undervisere og studerende. Anskaffelsen sker i nationalt samarbejde for at effektivisere indkøbsprocessen og administrationen af licenserne, samt for at opnå mest mulig information for færrest mulige midler. Der samarbejdes tillige internationalt for at opnå bedst mulige priser og betingelser.
Gennem mange år har licenskomitéen og Forskningsbibliotekernes Chefkollegium (FC) diskuteret fordelingsnøgler for betaling af de enkelte licenser. De store gamle tidsskriftslicenser er alle i sin tid indgået på grundlag af det enkelte biblioteks bestand af trykte tidsskrifter, og det kan så mange år senere virke urimeligt. Derfor er fordelingsnøgleproblematikken blevet undersøgt og diskuteret meget grundigt, men det blev herefter vedtaget af FC, at en omfordeling inden for FC-bibliotekerne ikke var hensigtsmæssig, og projektet blev endeligt skrinlagt.
Licenskomitéens langvarige ønske om at forsøge at få forhandlet en faglig licens igennem på tværs af bibliotekerne blev endeligt realiseret, men desværre var tilbuddet ikke attraktivt nok til, at tilstrækkeligt mange biblioteker ønskede at deltage.
Til gengæld har der været langt mere succes med indgåelse af ebogs licenser. Ikke alene har de store tidsskriftsforlag Elsevier, Wiley, Springer og Thieme m.fl. taget mediet til sig og er for alvor begyndt at publicere ereference værker, men også mange nye store pakker har set dagens lys og er blevet særdeles godt modtaget af de danske biblioteker. E-bøgerne præsenterer generelt set en helt ny problematik for bibliotekerne, og det kan forventes, at arbejdet med ebøger vil komme til at fylde stedse mere i området.
Der er også blevet arbejdet hårdt på indgåelse af flere danske licenser. Dette er et stort arbejde for både DEFF-sekretariatet og biblioteker, da danske forlag generelt ikke er tilbøjelige til at lægge dansk litteratur på nettet.
På falderebet i 2005 overgik Licensområdet fra at være en gruppe nedsat af FC til at blive et ægte DEFF programområde. Perspektiverne for dette bliver forhåbentligt, at det meget ønskede samarbejde med de andre DEFF programkomitéer, som licenskomitéen påbegyndte, kan styrkes, så unødigt dobbeltarbejde kan undgås.
Elsevier – Antal download 2000-2005 incl. DADS tal

Elsevieraftalen er den største aftale, DEFF har indgået, både volumenmæssigt og prismæssigt. Siden aftalen blev indgået i slutningen af 1999, har forbruget været støt stigende.
En række mindre institutioner er efterhånden blevet tilknyttet aftalen, så det totale antal deltagere nu er på 39.
Den ret store stigning, der skete i 2003 skyldes, at Elsevier i 2002 opkøbte Academic Press og gjorde disse titler tilgængelige fra 2003. En stigning på omkring 300.000 downloads viser tydeligt, at de elektroniske tidsskrifter er blevet accepteret af brugerne.
Elsevier – Gennemsnitspris pr. download

Siden 2002 er prisen pr. download (i gennemsnit) faldet år for år. Dette viser, at antallet af downloads heldigvis stiger mere end prisen. Det viser også, at de elektroniske tidsskrifter bliver brugt, og at det er et medie, der skal satses på fremover.
Arbejdet i 2005 i portalkomitéen var præget af tre hovedaktiviteter:
Migrering af eksisterende fagportaler til Keystone
Keystone er DEFFs Open Source værktøj til opbygning og drift af fagportaler. I 2005 blev arbejdet med at migrere de sidste fagportaler til Keystone afsluttet. Det drejede sig om portalerne Det Virtuelle Musikbibliotek (DVM) og Bizigate. De to portaler blev ved samme lejlighed flyttet til DEFF portalhotellet, hvorved alle DEFF-portaler nu bliver driftet samme sted.
Den nye DVM, som findes på www.dvm.nu, afspejler den øgede satsning på formidling af kildemateriale: online tidsskriftet Dansk Musik Tidsskrift er suppleret med samtlige artikler publiceret i tidsskrifterne Jazz Special fra 1991 ff. og det engelsksprogede Nordic Sounds fra 1982 ff.
Dansk Musiklitterær Bibliografi og Dansk Musikfortegnelse fra Det Kongelige Biblioteks database er endvidere søgbare fra DVM.
Migreringen af Bizigate har bevirket, at portalen er suppleret med en engelsk brugergrænseflade. Endvidere er der foretaget en grundig oprydning og sortering i den link pool af ressourcer, som var registreret i den gamle Bizigate.
Endelig har DEFF-sekretariatet støttet udviklingen af Juraportal.dk, som er udviklet i Keystone.
Evaluering af fagportal begrebet
En igangsat undersøgelse Portaler i Danske forskningsbiblioteker, Faglige websider og Fagportaler blev afsluttet. Undersøgelsen bestod af interviews med repræsentanter fra 13 forskningsbiblioteker, og formålet var at belyse erfaring med og behov for formidling af fagligt relevante internetressourcer. I rapporten konstateres bl.a.:
I forbindelse med interviews blev det også konstateret, at opbygningen af fagportalerne har haft stor betydning for det faglige samarbejde:
Det hybride bibliotek – set med brugernes øjne
Formålet med projektet var og er at sikre grundlag for at træffe beslutninger om:
Input blev samlet dels gennem feltstudier, hvor ni udvalgte brugere førte dagbog og dels gennem to workshops, hvor ideer blev afprøvet. Idéen er, at de identificerede udsagn senere skal kvantificeres i forbindelse med en større spørgeskemaundersøgelse.
Den endelige rapport er under udarbejdelse, men foreløbige resultater synes at være:
Om informationssøgning
Om medarbejderne
Om det fysiske bibliotek
Biblioteket bruges som ramme for studier og fagligt samvær, men bibliotekets personale og ressourcer bruges kun i ringe grad.
Andre aktiviteter
Programkomitéen har i 2005 taget initiativ til to temadage. Den første var en opfølgning på migreringsarbejdet, mens den anden handlede om portalernes fremtidsplaner. På trods af portalkomitéens egne planer for arbejdet fremover, blev der fremsat et ønske om at fortsætte med at mødes og diskutere portalrelaterede opgaver og problemstillinger.
En af de væsentligste generelle aktiviteter har været planlægningen og afholdelsen af konferencen ’Building the Info Grid’ med knap 240 deltagere fra hele verden. Konferencen markerede det stadig stigende fokus på internationalt samarbejde og må betegnes som en stor succes (http://seminar.deff.dk/).
Adgangsstyring (AAI): I begyndelsen af året blev de fleste af projekterne, der var igangsat i 2004, afsluttet. Et projekt, der skulle give statistik for trafikken igennem proxyservere, blev dog først afsluttet i efteråret 2005. Projektet om lokal autentifikation, der havde til formål at konsolidere det eksisterende adgangsstyringssystem, der anvendes af danske forskere og studerende, fortsatte i 2005 med særlig fokus på integration af CAS (Central Authentication Service). Systemet blev tilbudt som en pakkeløsning til flere af de større forskningsbiblioteker og er implementeret flere steder.
Nye projekter i 2005 er ’Konsolidering af brugerdatabaser’, hvor Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket etablerer et system, der sikrer integration med eksterne brugerdata fra moderinstitutionen på baggrund af en konsistent datamodel. Sammen med projektet ’E-tidsskrifter og Shibboleth’ har begge disse udgjort det faglige og eksperimentelle grundlag for årets hovedresultat på AAI-området, som er dannelsen af et fælles nationalt initiativ DK-AAI i samarbejdet med Rektorkollegiets IKT-initiativ. I slutningen af 2005 blev der sikret et finansielt grundlag for at starte DK-AAI som en national ramme for adgangsstyring for forskning og højere uddannelse. Hovedmålet på AAI-området for 2006 bliver at gennemføre etableringen af DK-AAI som en mere permanent organisering. Dette skal ske gennem konkrete resultater, som demonstrerer nytteværdien og sikrer en fuldstændig national opbakning i de tre ministerier og blandt universiteterne.
XML-baserede webservices (XWS): delområdet afsluttede ligeledes 2004-projekterne i begyndelsen af 2005. XWS-delen har i 2005 arbejdet med et projekt, der anvender Fedora, en webservicebaseret biblioteksarkitektur, som generisk arkitektur for repositories. De fleste af pilotprojekterne er gennemført med positive resultater, men da der er tale om pilotprojekter med services, der ikke nødvendigvis er centrale for bibliotekerne, har det vist sig vanskeligt at opnå en større udbredelse af webservice konceptet til en større kreds af biblioteker.
Der blev derfor etableret et projekt, der netop har fokus på at opnå større udbredelse af webservices og på at identificere den applikation, der kan danne grundlag for en større udbredelse. Projektet afholdt en temadag i foråret 2005 og igen i januar 2006. Hovedmålet for 2006 for XWS bliver at fortsætte og fuldende arbejdet med Fedora og at identificere og realisere webservices med bred anvendelse og udnyttelse hos bibliotekerne.
DK-AAI baseres alene på åbne standarder.

Foreslået organisering: DK-AAI organiseres og finansieres indledningsvis i et samarbejde mellem Rektorkollegiets ”Projekt Digital Forvaltning”, Forskningsnettet og DEFF (Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek). Desuden deltager Undervisningsministeriet og SEDIRK (Sektorforskningens Direktørkollegium) i organiseringen med henblik på hurtigt at udvide initiativet på beslægtede områder.
Organisationen skal have adgang til ressourcer i form af penge og arbejdstimer. Med inspiration hentet i Finland (HAKA-projektet) og Schweiz (SWITCH-AAI) foreslås ovenstående organisering.
DEFF har i 2005 været involveret i en række internationale aktiviteter. De fordeler sig over deltagelse i internationale fora, internationale besøg i Danmark samt et internationalt review af DEFF aktiviteterne. Herudover har licensmedarbejderne i Sekretariatet haft en løbende kontakt med langt overvejende udenlandske leverandører, der normalt kommer til forhandlingsmøder i Danmark.
Internationale fora
NordOA
Siden 2004 har DEFF været en aktiv del af samarbejdet omkring epublicering og OA (Open Access), udmøntet i det nordiske netværkssamarbejde – i samrådsgruppen NordOA. Samrådsgruppen er sammensat af totre repræsentanter fra videregående uddannelsesinstitutioner, forsknings- og biblioteksinstitutioner i hvert land. Det fælles formål er i samråd at arbejde med de nationale politiske spørgsmål om OA, at følge den internationale udvikling og at informere og videndele på nordisk og nationalt plan om OA.
De overordnede indsatsområder for NordOA er:
Danmark er repræsenteret med Mogens Sandfær, medlem af DEFF programområdet for epublicering, og Hanne Marie Kværndrup fra DEFF-sekretariatet.
Internationale besøg i Danmark
Flere internationale organisationer har besøgt DEFF i Danmark i forbindelse med studieture eller lignende. Eksempler herpå er:
Leverandørkontakter
Licensenheden i DEFF-sekretariatet forhandler årligt en lang række kontrakter med udgangspunkt i en kontraktportefølje på mere end 150 kontrakter. De økonomisk største forhandlinger foregik med forlagene Elsevier, ISI og Springer med et samlet kontraktvolumen på mere end 50 millioner kr. Der blev i den forbindelse afholdt et antal forhandlingsmøder i indland og udland.
I slutningen af 2004 besluttede fire europæiske organisationer at indgå i et formelt samarbejde gennem stiftelsen af Knowledge Exchange. De fire organisationer var:
Kerneaktiviteter i Knowledge Exchange vil bl.a. omfatte deling af information og ekspertise, fælles politikudvikling og identifikation af best practises, samt udvælgelse og stimulering af fælles projekter og programmer. Målet var at etablere et Knowledge Exchange Office med adresse i Biblioteksstyrelsen, ledet af de fire organisationer og bemandet med to personer.
Den officielle lancering af Knowledge Exchange initiativet fandt sted i Berlin den 1. december i forbindelse med den 11. ’Online Educa Berlin Conference’, hvor Executive Secretary Dr. Malcolm Read holdt åbningstalen.
Indgåelse af aftale
I første halvdel af 2005 udarbejdede DEFF i samarbejde med Kammeradvokaten en partnerskabsaftale. Denne aftale beskrev primært mål, finansiering, budget, organisation og aktiviteter i Knowledge Exchange, og i maj underskrev alle partnere aftalen. Herefter blev der i de fire partnerlande opslået to stillinger til kontoret i Biblioteksstyrelsen i København, og i løbet af juni blev der gennemført ansættelsessamtaler med henblik på opstart af arbejdet i slutningen af august.
Etablering af organisation
Knowledge Exchange ledes af en bestyrelse, der består af ni medlemmer. Der er udpeget to medlemmer per land foruden en formand, som kommer fra værtslandet Danmark.
Bestyrelsen blev etableret i 2005, og medlemmerne er:
Knowledge Exchange Office blev bemandet med to personer. Som Programme Director ansattes Diann Rusch-Feja, der bl.a. har en erhvervsmæssig fortid som underviser og leder ved forskellige tyske forskningsinstitutioner.
Nina von Staffeldt besatte stillingen som Programme Manager. Nina har bl.a. arbejdet i forskellige danske styrelser og ministerier, samt som selvstændig konsulent.
Som forbindelsesled til de fire organisationer blev der udpeget en national repræsentant for de enkelte lande. Disse personer har alle indgående kendskab til deres moderorganisation og kan dermed effektivisere det lokale samarbejde med Knowledge Exchange.
Overordnet formål er værditilvækst
Knowledge Exchange skal være en samlende enhed, der hjælper de fire partnerorganisationer i arbejdet mod en fælles infrastruktur og fælles service baseret på internationale standarder til understøttelse af ICT (Information and Communications Technology) indenfor højere uddannelse og forskning.
DEFF Beretning 2005 side 23 Hovedmålet er at udvikle tættere samarbejdsrelationer mellem organisationerne for at øge udbyttet af de nationale investeringer i ICT infrastruktur, services og projekter.
Gennem deling af viden, udforskning af forskelle, gennemførelse af samarbejder og fremme af international dialog er visionen at:
Knowledge Exchange Office skal facilitere et bedre grundlag for beslutninger og politikker i de nationale organisationer og fokusere på at opnå bedre, hurtigere og billigere digitale udviklingsresultater gennem et stærkt partnerskab.
Knowledge Exchange fremgangsmetoder
Områderne for deling af viden rummer en lang række emner, der behandles i forskellige projekt- og udviklingsaktiviteter i de fire organisationer. Nøgleemnerne for Knowledge Exchange er naturligt de, hvor fælles udvikling, genbrug og strategier så vel som politikker vil være en fordel for partnerne.
Emnerne vælges ud fra, at brugsværdien er åbenlys, og at vejen til et succesfuldt resultat er kortest.
Knowledge Exchange har følgende strategiske fremgangsmetoder:
Prioritering af indsatsen
Gennem det kommende år vil Knowledge Exchange fokusere på totre områder af strategisk vigtighed for de fire organisationer. Disse skal være områder, hvor brugsværdien er klar, samtidig med at kompleksiteten ligger på et håndterligt niveau.
Der vil blive produceret baggrundsinformation på de væsentligste tematiske områder og aktiviteter i de fire organisationer som udgangspunkt for prioritering. Informationen vil blive udformet på et overordnet, operationelt niveau. Herefter vil Knowledge Exchange Office systematisere informationen ud fra væsentlige fælles emner, mulige forskelle, ekspertise og levere strategiske forslag.
Det overordnede mål er således i løbet af de næste tre år at udvikle og implementere et velfungerende koncept for videndeling på flere niveauer og i flere kombinationer ved involvering af nøglepersoner og eksperter fra projekter under de fire organisationer i et internationalt samarbejde og udviklingsmiljø.
DEFFs bevilling, inklusive videreførte midler, udgjorde i 2005 ca. 17,2 mio. kr. Der blev anvendt ca. 11,5 mio. kr. på indsatsområderne og ca. 5,4 mio. kr. til udgifter i forbindelse med DEFF-sekretariat og administration – i alt ca. 16,9 mio. kr. Differencen på ca. 0,3 mio. kr. skyldtes en række regnskabsmæssige justeringer og en videreførelse til 2006.
Den væsentligste driftsmæssige aktivitet i DEFF-sekretariatet er administration af samarbejdet om elektroniske informationsressourcer inden for licensområdet. Omsætningen, for dette fælles indkøbssamarbejde, var igen i år på ca. 75 mio. kr. Dette beløb fremgår ikke af regnskabet, da licenserne indkøbes for bibliotekernes egne midler.
Systemarkitektur er den største post inden for indsatsområderne. Det skyldes bl.a., at den både omfatter udgifter til drift af deff.dk, herunder betaling af TD-Net, og tilskud til projekter inden for Systemarkitektur.
De øvrige poster inden for indsatsområderne er næsten udelukkende tilskud til projekter. Det negative tal under E-publicering afspejler en tilbageførsel fra et tidligere projekt. Når der således ikke er ydet tilskud til E-publicering i 2005, skyldes det, at området modtog større tilskud i 2004.
Et mere detaljeret regnskab findes på DEFFs hjemmeside.
Samlet regnskab 2005
|
kr. | |
| Videreført 2004 |
78.611 |
| Bevilling 2005 |
17.100.000 |
| Bevilling i alt |
17.178.611 |
| Omkostninger indsatsområder Systemarkitektur Portaler Brugerfaciliteter E-læring E-publicering Licenser (tilskud UVM) |
|
| Omkostninger indsatsområder i alt |
11.515.752 |
| Sekretariatet (inkl. husleje mm.) |
5.370.927 |
| Omkostninger i alt |
16.886.679 |
| Tilbageførsel vedr. KEO-samarbejdet |
-53.263 |
| Diverse posteringer |
1.844 |
| Til videreførsel 2005 |
239.935 |
I 2006 ønsker Styregruppen, som tidligere nævnt, at revidere strategien for DEFF og formulere en ny handlingsplan. Den reviderede strategi og den nye handlingsplan kan indebære ændringer i organiseringen af DEFF i form af ændringer i programområderne.
Der vil fortsat være fokus på, hvordan DEFF kan forbedre samarbejdet med institutionerne fra Undervisningsministeriets område og med de mindre institutioner. Disse institutioner har bl.a. behov for systemer til at understøtte elektronisk publicering og læring.
Det bliver formentlig også i 2006, at Knowledge Exchange Office etablerer de første konkrete samarbejdsaktiviteter mellem partnerne. Det forventes også, at der i løbet af året etableres et mere formaliseret samarbejde med universiteter og andre forskningsinstitutioner om fælles adgangsstyring. Samarbejdet med den foreløbige betegnelse DK-AAI har således allerede fået støtte fra DEFF, Rektorkollegiets IKT-gruppe og Forskningsnettet.
I den anden del af Systemarkitektursamarbejdet vil der være fokus på fortsat udbredelse af webservices. Det er endnu ikke fastlagt, hvordan Styregruppens fokus på konsolidering og konkret samarbejde om fælles services udmøntes i konkrete projekter.
Inden for epublisering vil DEFF arbejde for en endelig afklaring af organiseringen af samarbejdet om Den Danske Forskningsdatabase og på etableringen af en egentlig forskningsportal. Desuden vil man fortsætte arbejdet med udarbejdelsen af en egentlig anbefaling vedrørende Open Access og konkrete anbefalinger vedrørende formater og politikker for epublisering og digitale læringsobjekter.
Inden for brugerfaciliteter påbegyndes projekter med udbredelse af virtuel reference, der vil gøre det muligt for bibliotekaren at være til stede i brugerens webmiljø. Projekterne har meget spændende perspektiver for fremtidens hybride bibliotek og bibliotekernes serviceprofil. Inden for elæring vil man udforme en opsamling på DEFFs projekter inden for udviklingen af informationskompetence, så Styregruppen kan fastlægge DEFFs fremtidige rolle inden for dette område.
DEFF ansvarlig:
Vicedirektør Bo Öhrström
Administration:
Sekretariatschef Jakob Heide Petersen
Konsulent, digitalisering, retrokonvertering, elektronisk publicering:
Bibliotekskonsulent Hanne Marie Kværndrup
E-læring:
Bibliotekskonsulent Julie J. Kihl
Portalredaktører:
Bibliotekskonsulent Lise Mikkelsen Bibliotekskonsulent Morten Andersen
Sekretær:
Overassistent Lotte Pantawapirom
DEFF-licenser:
Bibliotekskonsulent Anette Schneider Bibliotekskonsulent Kurt Mathiesen Bibliotekskonsulent Anja Lundeman
Juridiske anliggender:
Juridisk specialkonsulent Henriette Fenger Grønfeldt
Kommunikation:
Kommunikationskonsulent Sine Storr
Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek
Biblioteksstyrelsen
Nyhavn 31 E
1051 København K
Tel 33 73 33 73
Fax 33 73 33 72
deff@bs.dk
www.deff.dk