Biblioteksstyrelsens logo - Gå til forsiden af www.bs.dkLogo baggrundBiblioteksstyrelsens lille logo
 
 
 
 


De fælles elektroniske tjenester og baser

Elektroniske tjenester i drift udvikles løbende. Det gælder primært den fælles portal bibliotek.dk Grænseoverskridende er folke- og forskningsbibliotekernes nye fællesskab om spørgetjenesten biblioteksvagten.dk. 

Sammensmeltningen af e-referencetjenesterne og Biblioteksvagten

Susanne Dalsgaard Krag

Aldrig har der været adgang til så mange oplysninger som der er nu, og aldrig har det været så svært at overskue mængden og kvaliteten af disse oplysninger.

I erkendelsen af at vores brugere har behov for hjælp har flere biblioteker eksperimenteret med at oprette elektroniske referencetjenester hvor brugeren kan henvende sig med et konkret informationsbehov.

Pudsigt nok virker det som om man har været lidt bange for at åbne op for disse tjenester og har gjort hvad man kunne for at gemme dem godt af vejen.

Jeg har kastet et hurtigt blik rundt på de store forskningsbibliotekers hjemmesider og har fundet spørgetjenester på 3 af de store biblioteker, nemlig Det Kongelige Bibliotek, Statsbiblioteket og Handelshøjskolens Bibliotek i København. Kun Handelshøjskolens spørgetjeneste er gjort tilgængelig fra forsiden. De to andre tjenester skal man lede godt efter inden man finder dem.

I februar 2002 tog Danmarks Forskningsbiblioteksforening (DF) sammen med Nordiske Videnskabelige Bibliotekers Forening (NVBF) i fællesskab initiativ til en konference om Bibliotekerne i 24/7 samfundet og satte på konferencen fokus på de digitale referencetjenester.

Lene Stampe, Danmarks Veterinær- og Jordbrugs Bibliotek, opfordrede i et indlæg på konferencen de danske forskningsbiblioteker til at gå sammen i et samarbejde omkring en digital referencetjeneste.

Med på konferencen var også Jens Ingemann Larsen fra Biblioteksvagten som var hurtig til at tage tråden op og siden i et åbent brev i DF revy inviterede de danske forskningsbiblioteker til at indgå i et samarbejde omkring Biblioteksvagten.

Resultatet blev at en gruppe forskningsbiblioteker tog imod invitationen, og i samarbejde med Biblioteksvagten blev der lavet en ansøgning til Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek (DEF) om at etablere et samarbejdsprojekt hvor folke- og forskningsbiblioteker arbejder sammen i en fælles referencetjeneste.

Lidt historie

Biblioteksvagten blev etableret med tilskud fra Biblioteksstyrelsen allerede i 1999 med tre deltagende biblioteker og ti bibliotekarer involveret i vagtdækningen. Siden er tjenesten vokset til et samarbejde mellem 34 danske folkebiblioteker, og godt 150 bibliotekarer er inddraget i bemandingen af spørgetjenesten.

I løbet af sommeren 2002 imødekom DEF den fælles ansøgning og bevilligede en sum penge til at etablere et pilotprojekt hvor 4 store forskningsbiblioteker, nemlig Danmarks Veterinær- og Jordbrugsbibliotek, Aalborg Universitetsbibliotek, Roskilde Universitetsbibliotek og Handelshøjskolens Bibliotek i Århus skulle arbejde sammen med Biblioteksvagten.dk.

Rammerne for projektet var stramme, og ifølge projektbeskrivelsen skulle der inden projektperiodens udløb d. 31.12.2002 udvikles en model for et fremtidigt samarbejde, og den fælles spørgetjeneste skulle være i drift.

Det organisatoriske

Allerede fra projektets start stod det klart at hvis det skulle lykkes at etablere en fælles spørgetjeneste på den korte tid der var til rådighed, var det vigtigt med et godt samarbejde mellem de involverede biblioteker både på ledelsesplan og blandt de praktiserende bibliotekarer.

Der blev dannet en styregruppe med 1 ledelsesrepræsentant fra hvert af de deltagende forskningsbiblioteker, 1 repræsentant fra DEF, 2 repræsentanter fra Biblioteksvagten samt 2 projektkoordinatorer (en fra hver sektor).

Styregruppen udpegede en projektgruppe bestående af et medlem fra hvert af forskningsbibliotekerne, samt de 2 projektkoordinatorer til at varetage det praktiske arbejde på bibliotekerne. Desuden blev der nedsat en softwaregruppe som skulle undersøge markedet for et nyt software. Herefter var det bare at smøge ærmerne op og gå i gang.

Samarbejdsmodellen

Projektet har været ’grænseoverskridende’ i den forstand at hele formålet med projektet var at få de 2 bibliotekssektorer i Danmark til at arbejde sammen i en spørgetjeneste der for den enkelte slutbruger skal føles som én fælles service.

Til dato har samarbejdet mellem de to bibliotekssektorer hovedsageligt koncentreret sig omkring materialeformidlingen (det interurbane lånesamarbejde, DANBIB, Bibliotek.dk), men med dette projekt blev der lagt op til et samarbejde om selve informations- og videnformidlingen.

En af grundene til at dette samarbejde overhovedet kan lade sig gøre er at i modsætning til de fleste andre lande er alle de store forskningsbiblioteker og en stor del af de mindre forskningsbiblioteker åbne for offentligheden, og alle kan henvende sig for at få et lånerkort og benytte bibliotekernes ressourcer.

Da vi indledte samarbejdet, diskuterede vi livligt om vi skulle indrette tjenesten så vi lod det enkelte forskningsbibliotek besvare egne spørgsmål, eller om vi skulle satse på at kunne ’vagte’ for hinanden som man gør i folkebibliotekernes tjeneste. Vi har valgt den sidste model fordi vi blev enige om at hvis der skulle være en ressourcemæssig gevinst ved samarbejdet, måtte vi sørge for at vi også blev en reel hjælp for hinanden og ikke kun en ekstra opgave som blev lagt oven i alle de andre opgaver.

Der blev også diskuteret hvorvidt vi skulle integrere forskningsbibliotekerne fuldt ud i folkebibliotekernes vagtordning, men da det er et faktum at der er markante forskelle på de 2 sektorer i såvel den faglige dækning som i måden vi betjener vores primære brugere på (færdigt svar eller hjælp til selvhjælp), er resultatet blevet en spørgetjeneste der består af to sideløbende systemer med fælles password så man kan følge med i hinandens spørgsmål.

Modellen kan kort beskrives således:

Hvad opnår vi med denne tjeneste

Den service der ydes via Biblioteksvagten, adskiller sig i virkeligheden ikke specielt fra den service som danske biblioteker har ydet i generationer. Det ’nye’ er at svarene leveres via nettet, og at de enkelte partnere indgår i et forpligtende samarbejde på tværs af kommunegrænser og bibliotekssektorer.

For bibliotekaren betyder dette at man indgår i et fællesskab hvor man kan drage fordel af det netværk man bliver en del af, og hvor det bliver legalt at udnytte hinandens ressourcer til gavn for brugerne.

Hvis man skal sige det på jævnt dansk så bliver det legalt at sende de spørgsmål videre som man mener andre bedre kan svare på – ja faktisk har man PLIGT til at sende spørgsmålene videre til det sted hvor brugeren kan forvente at få det bedste svar.

For brugeren skulle dette meget gerne resultere i det bedst tænkelige svar afpasset efter brugerens faglige og aldersmæssige niveau, og et af hovedprincipperne er at kvaliteten skal være i højsædet.

Deltagerne i Biblioteksvagten har måttet forholde sig til at blive ’kigget i kortene’ da alle spørgsmål og svar er synlige i administrationsmodulet hvortil samtlige 170 deltagere har password begrænset adgang. Denne åbenhed stiller store krav til deltagerne om at yde deres bedste, og samtidig åbner den en enestående mulighed for at lære af hinanden og på den måde fungere kompetenceudviklende.

De få problemer vi har oplevet i samarbejdsforløbet, er langt opvejet af de åbenlyse gevinster ved samarbejdet.

På forhånd havde begge parter en række forudfattede meninger om hinanden og hinandens institutioner. Disse myter er langsomt, men sikkert blevet aflivet i løbet af de seneste fire måneder, og gennem det fælles projekt har vi fået indsigt i hinandens univers, opbygget et velfungerende netværk og fået stor respekt for hinandens kvaliteter og kompetencer.

Der er for mig at se ingen tvivl om at vi gennem denne fælles spørgetjeneste opnår en langt bedre udnyttelse af såvel materialemæssige som kompetencemæssige ressourcer - til gavn og glæde for danske borgere.

Fremtiden

Den endelige løsning er ikke fundet endnu, og den vil skulle justeres når vi i 2003 er klar til at optage flere forskningsbiblioteker i fællesskabet.

I den nuværende løsning har vi valgt kun at operere med en formularservice og ikke at benytte chatten i forskningsbibliotekernes del.

Dette har været en pragmatisk løsning som vi håber at kunne ændre med indførelse af et nyt software i løbet af 2003.

I det nye software som skal være fælles for begge sektorer, opereres med nogle spændende og pædagogisk tekniske løsninger som gør det muligt at overtage brugerens skærm og gennemgå en søgestrategi samtidig med at man chatter med brugeren. Disse nye værktøjer er spændende redskaber som mange biblioteker tillige vil kunne bruge i undervisningsøjemed.

Det vigtigste i 2003 bliver dog at optage nye medlemmer således at den faglige dækning kan forbedres endnu mere til gavn for brugerne af systemet.

Med Biblioteksvagten er der skabt et nationalt samarbejde som har vist sig at kunne fungere i praksis.

Der er lagt op til en økonomisk model hvor Biblioteksstyrelsen/DEF betaler for drift, administration, software og uddannelse af nye deltagere, og hvor bibliotekerne leverer arbejdskraften.

I 2002 har vi opereret med to styregrupper en for folkebibliotekerne og en for forskningsbibliotekerne, men i 2003 bliver der nedsat en fælles styregruppe med ledelsesrepræsentanter fra begge sektorer. Projektledelsen vil bestå af to projektkoordinatorer som arbejder tæt sammen, og med denne organisation er der skabt grundlag for en virkelig national tjeneste.

Det er vores håb at Biblioteksstyrelsen også i fremtiden vil være med til at sikre dette visionære samarbejde.  

Stigende benyttelse og større brugervenlighed – år to med bibliotek.dk

Leif Andresen og Ann K. Poulsen

Danskerne har for alvor taget bibliotek.dk til sig. I 2002 blev der afgivet over en halv mio. bestillinger mod ca. 350.000 året før. Forbruget var konstant stigende med undtagelse af ferieperioderne omkring sommer og jul. Topscorermåned blev november med over 60.000 bestillinger. Forbedring af brugervenligheden har været i fokus for udviklingen.

Det er glædeligt at opleve, at bibliotek.dk - frugten af bibliotekernes indrapporteringer til DanBib - i den grad er blevet en succes hos borgerne. Tjenesten er et af de meget lange skridt på vejen frem mod en digital biblioteksservice der for dagens travle bruger fungerer uafhængigt af tid og sted. På trods af at antallet af bestillinger har været stigende, er der pudsigt nok ikke sket en tilsvarende stigning i antallet af søgninger. Forklaringen kan der kun gisnes om, men én mulighed kunne være at brugerne er blevet bedre til at foretage søgninger – at de med et af tidens meget anvendte udtryk har opnået en større informationskompetence!

bibliotek.dk bestillinger 2002

I erkendelsen af at de basale funktioner i bibliotek.dk var grundlæggende i orden, blev der i 2002 fokuseret på arbejdet med at forbedre brugervenligheden.

Et væsentligt aspekt af brugervenligheden for en bibliografisk database som bibliotek.dk er den måde som søgeresultater præsenteres på. Der har siden bibliotek.dk’s etablering været problemer med at søgning på fx en bestemt bogtitel ikke resulterede i kun én bibliografisk post, men ofte gav adskillige tilsyneladende ens poster. Årsagen skal blandt andet søges i forskningsbibliotekernes (især tidligere) forskelligartede måde at registrere den samme titel på hvilket i databasen opfattes som forskellige titler. Problemet er ikke ganske ligetil at løse, men der arbejdes løbende på det. I 2002 blev der som et skridt på vejen udviklet bedre muligheder for at matche ensartede poster, og på den måde blev der set med brugernes øjne fjernet 275.000 overflødige dubletter i bibliotek.dk. Arbejdet med at forbedre brugervenligheden ved præsentation af poster sker sideløbende i det såkaldte ’værkpræsentationsprojekt’ hvor ideen er at vise forskellige udgaver af én titel i en samlet form.

Andre relevante tiltag i forhold til brugervenlighed har været etableringen af en mailingliste for brugere af bibliotek.dk. Listen bruges primært til formidling af nyheder, men det var også via den at der blev rekrutteret slutbrugere til test af den nye brugergrænseflade der omtales nedenfor. Desuden blev det muligt for brugerne fra gang til gang at gemme nogle af de oplysninger der skal indtastes i forbindelse med en bestilling – endnu en lille facilitet der gør det nemmere og hurtigere og dermed mere tilfredsstillende at være bruger. På det tekniske plan er der sket en række mindre forbedringer af samspillet mellem lokale systemer og bibliotek.dk.

Men et af årets vigtigste tiltag i forbindelse med brugervenlighed var forberedelsen af en ny brugergrænseflade der blev taget i brug kort efter årsskiftet. Grundlaget herfor var en kombination af brugerundersøgelsen fra 2001 og DBCs erfaringer med den første version. Desuden har som nævnt et brugerpanel indgået i udviklingen af den ændrede version. Som ved tilblivelsen af den første version er der lagt vægt på at brugergrænsefladen henvender sig til slutbrugeren – den almindelige borger – og princippet om en enkel og overskuelig brugergrænseflade blev fastholdt. Resultatet er et mere moderne design i nye farver. Rent funktionelt er søgesiderne for enkel og avanceret søgning slået sammen til én. Derimod er der for at gøre det nemmere at søge på artikler oprettet en særskilt søgeside til det formål. Det vil blive fulgt nøje hvor godt denne facilitet fungerer da den eventuelt kan danne inspiration for søgning på andre typer af materialer.

En stor gevinst ved redesignet af brugergrænsefladen er den forbedrede integration af netbibliotekerne der nu dels indgår i det overordnede design, men samtidig præsenteres på en egen side. På den måde kan brugerne via den samme hjemmeside få adgang til både bibliotekernes fysiske og virtuelle samlinger af information hvilket gør informationssøgningen mere enkel og effektiv.

Den nye brugergrænseflade giver også brugerne udvidede muligheder for personalisering. Gennem ’Mit bibliotek.dk’ kan man vælge op til fem biblioteker, hvis beholdningsoplysninger der bliver nem adgang til. Desuden er søgehistorien tilgængelig, og det er muligt at opsamle poster til mail, print, download og bestilling.

Med denne forbedrede række af faciliteter, øget brugervenlighed og et moderniseret design er bibliotek.dk således godt rustet til at møde brugerne i 2003. Men som nævnt ovenfor bliver der stadig arbejdet på at forbedre og raffinere tjenesten der over for borgerne står som det mest synlige eksempel på bibliotekernes evne til at tilpasse sig tidens behov.

Fremtidige fælleskatalogfunktioner i Danmark

Leif Andresen

Det har ofte været diskuteret hvordan indgangen til konstruktion af fælleskataloger ville blive hvis man ikke begyndte i den pragmatiske ende, men kunne starte analytisk og vælge de løsninger og koncepter som så bedst ud når analysen var tilendebragt.

Situationen i Danmark var i foråret 2002 at vi havde nogle af verdens mest udviklede løsninger på områderne:

Med noget nær det ypperste inden for begge teknologier var spørgsmålet hvor udviklingsindsatsen skulle lægges de kommende år. Er den fysiske fælleskatalog en dinosaur som inden længe må lægge sig til at dø – eller er den virtuelle fælleskatalog med samtidig adgang til alle danske biblioteker et fantasifoster der aldrig for alvor kommer op at flyve?

Biblioteksstyrelsen er af den opfattelse at det er nødvendigt at sikre en bred konsensus om den fremtidige udvikling af DanBib. Igennem mange år har der være røster som har peget på mere decentrale modeller, og tiden var derfor moden til at gennemføre et analysearbejde som baggrund for en bredere diskussion af den fremtidige fælleskatalogfunktion i Danmark.

DanBib opdragsgiverne besluttede derfor at nedsætte en Arbejdsgruppe om fremtidige fælleskatalogfunktioner i Danmark. På grundlag af gruppens resultater var det hensigten at DanBib opdragsgiverne i fællesskab skulle lægge en national ramme for den fremtidige fælleskatalogfunktion - både for den professionelle bruger og den almindelige borger.

I kommisoriet for arbejdsgruppen stod bl.a.:

“Arbejdsgruppen skal forestå et udredningsarbejde om fremtidige fælleskatalogfunktioner i Danmark. En videreudvikling af DanBib skal sættes overfor andre muligheder - og de forskellige muligheder skal vurderes. Endvidere skal analyseres hvilke udviklingsmuligheder der er i de forskellige modeller - og hvilke fremtidige behov der er for fælleskatalogfunktioner i Danmark indenfor fysiske og virtuelle materialer - og for den professionelle bruger og for den almindelige borger. Arbejdsgruppen formulerer på denne baggrund en række scenarier som en række internationale eksperter inviteres til at vurdere og kommentere”.

Grundlæggende blev der ud fra den tekniske synsvinkel opstillet tre hovedscenarier:

Scenarierne blev – i engelsk oversættelse – sendt til fem internationale evaluatorer. Formålet med at bede en række eksperter om at evaluere scenariebeskrivelserne var at få fundet eventuelle fejl og mangler i de opstillede scenarier og at få diskuteret scenarierne. Endvidere blev evaluatorerne bedt om at give deres anbefalinger. Evaluatorerne kom frem til stort set det samme resultat. Det fuldt centrale scenarie forkastedes som for centraliseret og bureaukratisk. Den virtuelle fælleskatalog fandt de for teknisk usikker og for politisk problematisk. Herved fremstod det fysiske fælleskatalog som det entydige slutresultat for alle. Evaluatorerne har vidt forskellig faglig baggrund, men alle bidrag bærer præg af stor viden om emnet og beredvillighed til at sætte sig ind i de særlige danske forhold.

Alle evalueringer og sammenfatning af evalueringerne udarbejdet af Morten Hein ligger sammen med scenarierne, høringssvar, indstillinger m.v. på Biblioteksstyrelsens hjemmeside.

Evalueringspanelet bestod af:

Det samlede materiale blev sendt til høring blandt en bred vifte af biblioteksorganisationer. På grundlag af scenarier og evalueringer samt en parallel udført vurdering af de økonomiske konsekvenser af udvalgte elementer, valgte arbejdsgruppen at lade sine egne konklusioner indgå som en del af høringsmaterialet.

Arbejdsgruppens indstilling var at den fremtidige udvikling bør baseres på en fortsættelse af den fysiske fælleskatalog som er beskrevet i scenarie 2. Den fysiske fælleskatalog giver en række fordele, og ud fra alle faglige og tekniske vinkler er den virtuelle fælleskatalog aktuelt ikke en brugbar løsning. Selv med en række tiltag vil der ikke kunne opnås det samme faglige niveau som nu er indbygget i en fysisk katalog.

I forlængelse af denne generelle indstilling havde arbejdsgruppen nogle mere specifikke punkter, som i korthed var:

Arbejdsgruppen konstaterede på grundlag af høringssvarene at der er altovervejende tilslutning til den indstilling der blev sendt til høring. Endvidere er der en klar opbakning til nødvendigheden af en fælleskatalog som sådan. Der foreligger derudover en lang række kommentarer og forslag til organiseringen og udviklingsmulighederne af fælleskatalogen. På den baggrund kunne arbejdsgruppen afslutningsvis anbefale Dan-Bib opdragsgiverne at den fortsatte udvikling sker på grundlag af den fysiske fælleskatalog. På et møde mellem opdragsgiverne i december 2002 tilsluttede alle sig denne konklusion.

Der har i processen været en del kritiske bemærkninger om bibliotekernes indflydelse på DanBib. Derfor anbefalede arbejdsgruppen at opdragsgiverne nærmere overvejer hvordan den fremtidige drift og udvikling af DanBib kan fastlægges med en bredere inddragelse af bibliotekerne.

Efter dette forløb er det rimeligt at stille sig spørgsmålet: Var metoden med den forudgående analyse en frugtbar vej at gå? Umiddelbart kan dette spørgsmål ud fra to forskellige vinkler besvares helt og aldeles forskelligt:

Det lykkedes ikke i løbet af efteråret 2002 at skabe en bred konsensus om den fremtidige udvikling af DanBib. Debatten i forbindelse med konferencen på Munkebjerg var ikke udtryk for opbakning bag en fælles model for fælleskatalogen. Der var afgjort en vis bitterhed i forhold til resultatet af udredningsarbejdet hvis validitet der blev stillet spørgsmålstegn ved. Men interessant nok var der ikke for alvor nogen som stillede spørgsmålstegn ved den egentlige konklusion om at DanBib som fysisk fælleskatalog fortsat skulle være grundlaget. Derimod kom arbejdet med den fremtidige fælleskatalog til at fungere som katalysator for flere andre forløb. En debat om katalogiseringsformat er udsprunget herfra – uagtet at der i indledningen til scenarierne blev redegjort for at netop spørgsmålet om katalogiseringsformat er uden reel betydning for hvilken model fælleskatalog der anvendes. En anden væsentlig debat handler om Dansk BiblioteksCenter og centerets forhold til bibliotekerne. Der blev kanaliseret en hel del utilfredshed, og den kommende tid vil vise hvor meget der bliver ændret. I skrivende stund ligger der en del ændringer på tegnebrættet.

Set fra en anden vinkel var det et vellykket forløb idet alle fem evaluatorer uden tøven pegede på den samme løsning, nemlig en fortsat udvikling baseret på den fysiske fælleskatalog.

I realiteten kan de afledte diskussioner godt gå hen at få større betydning. Den omlægning af DanBib konceptet og DBC’s brugerorganisation som i skrivende stund er godt på vej, vil formentlig få stor betydning for biblioteksvæsenets funktion i de kommende år.





Udskriv Udskriv
Denne side er kapitel 11 af 14 til publikationen "Biblioteksårbog 2002".

Publikationen kan findes på adressen http://www.bs.dk/publikationer/aarbog/2002/index.htm
© Biblioteksstyrelsen 2005
Biblioteksstyrelsen | Nyhavn 31 E | 1051 København K | tlf. 33 73 33 73 (hverdage kl. 9-16) | fax 33 73 33 72 | bs@bs.dk | CVR 56 79 81 10